시작 자료와 종료 상태의 설정
AI 콘텐츠 제작 흐름도는 작업 이름만 나열하지 않고 각 단계의 입력 자료와 산출물, 다음 단계로 진행할 조건을 화살표로 연결해 그립니다. 미확인 사항이 생기면 돌아갈 곳도 표시해 자료 준비부터 AI 초안 생성, 검토, 필요한 외부 확인, 게시까지 이어지는 경로를 만듭니다.
담당자는 먼저 흐름도의 시작을 ‘제작할 질문과 사용 자료가 모인 상태’, 종료를 ‘게시가 끝난 상태’처럼 기재합니다. 초안 완성을 종료로 정하면 이후 절차가 도식에서 빠지므로, 이번 흐름도가 어디까지 다루는지 상단에 명시합니다. 게시를 진행하지 못하는 경우에는 ‘보류’라는 별도의 종료 상태를 마련합니다.
작업 상자에는 행동을, 상자를 잇는 화살표에는 이동 조건을 씁니다. ‘초안 생성’과 ‘초안 검토’ 사이에 결과물이 무엇인지 기재하면 담당자가 다음 작업을 시작할 수 있는 상태를 판단하기 쉽습니다. 작업 이름이 같아도 필요한 자료나 결과물이 다르면 상자를 나눕니다.
| 작업 단계 | 입력 자료 | 산출물 | 다음 단계로 넘길 조건 |
|---|---|---|---|
| 자료 준비 | 독자 질문, 사용할 원자료 | 입력용 자료 묶음 | 사용 범위와 자료 이동 쟁점 정리 |
| AI 초안 생성 | 입력용 자료, 작성 요구 | 검토할 초안 | 검토할 결과물 전달 |
| 초안 검토 | 초안, 사용 자료 | 수정본, 남은 질문 | 통과 또는 외부 절차 경로 결정 |
| 외부 절차와 게시 | 요청 자료, 회신, 게시할 내용 | 진행 결정, 게시 결과 | 필요한 절차 종료 후 게시 진행 |
표는 작업 상자를 그리기 위한 준비표로 사용합니다. 실제 흐름도에서는 외부 절차가 필요한 경로와 바로 다음 작업으로 진행하는 경로를 각각 연결합니다. 모든 콘텐츠가 같은 외부 절차를 거친다고 표현하지 않도록 분기 조건을 화살표 가까이에 기재합니다.
검토 결과가 남는 작업 상자
구글은 생성형 AI가 주제 조사나 콘텐츠 구조 정리에 도움이 될 수 있지만, 생성한 내용에 부정확한 정보가 포함될 수 있다고 설명합니다. 또한 게시 전 검토 범위에 본문뿐 아니라 제목 요소, 메타 설명, 구조화된 데이터, 이미지 대체 텍스트도 포함합니다. 병원 담당자는 실제로 제작하는 결과물의 이름을 초안 상자 옆에 기재해 일부 결과물이 경로에서 빠지지 않게 설계합니다.
‘검토 완료’만 산출물로 쓰면 수정할 내용이 남았는지 알기 어렵습니다. 검토 상자에서 나오는 결과를 ‘다음 작업에 전달할 수정본’과 ‘해결할 질문’으로 나누고 각각 목적지를 연결합니다. 흐름도에는 세부 판정 항목을 모두 넣기보다 검토 결과가 어디로 전달되는지를 표시합니다.
자료를 준비하고 화살표를 연결하는 순서
담당자는 현재 사용하는 자료와 작업 결과물을 모은 뒤 흐름도를 그립니다. 원장은 병원이 정해야 할 시작·종료 범위를 정하고, 실장은 외부 절차를 요청할 창구와 회신을 받을 경로를 정리합니다. 마케팅 담당자는 그 내용을 작업 상자와 연결선으로 옮깁니다.
- 시작·종료 지점을 정합니다. 제작 요청과 사용 자료가 어느 상태여야 시작할지, 게시 완료와 보류를 어떻게 표시할지 기재합니다.
- 단계별 입력·산출물을 씁니다. 자료 묶음, 초안, 수정본, 외부 요청서와 회신처럼 실제 전달하는 결과물의 이름을 사용합니다.
- 통과·보완·외부 확인 경로를 연결합니다. 각 화살표에 이동 이유를 쓰고, 질문이 해결되지 않았을 때 돌아갈 작업을 지정합니다.
준비 자료에는 제작하려는 독자 질문, 사용 가능한 원자료, 작성 요구, 게시할 매체와 결과물 종류를 포함합니다. 외부 판단이 필요한 쟁점은 질문 문장으로 정리하고, 요청할 때 함께 전달할 자료도 표시합니다. 자료가 아직 없으면 해당 입력란을 빈칸으로 남기지 않고 ‘준비 필요’로 기재합니다.
통과와 보완 경로의 연결
| 분기 지점 | 확인할 사항 | 통과 시 경로 | 미확인 시 돌아갈 곳 |
|---|---|---|---|
| AI 입력 전 | 자료의 사용 범위와 개인정보 쟁점 | 초안 생성 | 자료 준비 또는 관련 판단 요청 |
| 초안 검토 후 | 수정으로 해결할지 외부 답변이 필요한지 | 다음 작업 | 초안 수정 또는 외부 요청 |
| 외부 회신 후 | 요청한 질문의 답변 여부 | 회신을 반영할 작업 | 요청 내용과 첨부 자료 보완 |
| 심의 결과 수령 후 | 통보 결과에 따른 후속 절차 | 승인 후 게시 준비 | 결과에 따른 수정·후속 절차 |
통과 화살표와 보완 화살표에는 색상만 달리하지 말고 ‘전달’, ‘자료 보완’, ‘답변 대기’처럼 글자를 함께 기재합니다. 보완 경로는 무조건 처음으로 돌리지 않고 문제를 해결할 수 있는 작업에 연결합니다. 원자료가 부족한 경우와 초안 표현을 고칠 경우가 같은 선을 사용하지 않게 합니다.
외부 요청 상자에는 요청 발송과 답변 수령을 별개의 상태로 표시합니다. 요청을 보냈다는 이유로 다음 작업을 시작하지 않도록, 대기 상태에서 나오는 화살표에도 조건을 씁니다. 회신이 질문의 일부에만 답했다면 남은 질문을 보완 요청으로 연결합니다.
담당자는 완성한 도식에서 입력 자료 없이 시작하는 상자와 목적지 없는 화살표를 찾습니다. 되돌아오는 선이 작업 상자가 아닌 막연한 ‘재검토’ 문구에 닿는다면 목적지를 구체화합니다. 실제 사용 전에는 표에 기재한 결과물이 모두 연결선에 반영됐는지 대조합니다.
개인정보 판단이 필요한 자료 이동 지점
개인정보 관련 지점은 자료가 AI 도구로 이동하기 전과 결과물이 다른 곳으로 전달되기 전에 표시합니다. 개인정보보호위원회 안내서는 생성형 AI의 생애주기 단계에서 고려할 개인정보 관련 사항과 안전조치 기준을 안내하기 위해 마련됐습니다. 병원 흐름도에는 이 취지를 참고해 자료 이동에 관한 질문을 처리할 경로를 마련합니다.
자료 준비 상자 옆에는 ‘입력할 자료의 개인정보 쟁점 처리 여부’라는 분기를 추가할 수 있습니다. 외부 전달이 있는 작업에는 전달 자료를 정리하는 상자를 연결하고, 판단이 끝나지 않았으면 이동을 보류하도록 표시합니다. 이 표시는 자료를 가공했다는 이유만으로 안전하거나 적법하다고 판정하는 장치가 아닙니다.
개인정보 쟁점과 문장 수정 요청은 서로 다른 목적지로 연결합니다. 문장을 고치는 작업으로 자료 처리에 관한 질문까지 해결됐다고 처리하면 필요한 답변을 받지 못한 채 경로가 이어질 수 있습니다. 담당자는 관련 판단을 요청할 창구를 도식의 별도 설명란에 기재합니다.
심의가 필요한 경우의 별도 경로
의료광고 심의 절차가 필요한 경우에는 신청부터 결과 수령까지 별도 경로를 그립니다. 필요 여부가 정해지지 않은 상태는 ‘불필요’ 경로로 보내지 않고, 병원광고 관련 안내를 통해 판단받을 질문으로 남깁니다. 흐름도 자체에서 심의 대상이나 허용 여부를 판정하지 않습니다.
대한의사협회 의료광고심의위원회는 신청 후 사무국 접수와 수수료 청구, 수수료 입금에 따른 접수완료, 예비검토, 위원회 심의, 결과 통보, 승인 절차를 안내합니다. 병원 담당자는 이 순서를 각각의 상자로 옮기고 신청과 접수완료를 같은 상태로 합치지 않습니다. 구비서류가 미비하면 접수가 반려될 수 있으므로 해당 경로를 신청 자료 준비로 연결합니다.
신청 자료 상자에는 광고안과 의료기관 개설 관련 증명서, 내용에 따라 필요한 전문적인 소명자료를 표시합니다. 승인 이후에는 심의필증의 심의필번호를 게재하는 절차를 게시 준비와 연결합니다. 결과 통보 상자에서는 통보 내용을 받은 상태와 게시를 진행할 수 있는 상태를 따로 표시합니다.
한 도식에 서로 다른 경로를 넣는 기준
서로 다른 게시 매체의 작업을 한 흐름도에 넣을지는 공통 작업 이후의 경로가 얼마나 달라지는지로 판단합니다. 자료 준비와 초안 생성이 같아도 전달할 결과물이나 외부 절차가 다르면 분기 이후를 별도 도식으로 작성할 수 있습니다. 공통 도식에는 분기 목적지를 기재하고, 별도 도식에는 어디에서 이어지는지 표시합니다.
한 화면에 모든 경로를 넣으려다 상자 이름을 줄이면 실제 작업의 뜻이 모호해질 수 있습니다. 담당자는 반복되는 공통 작업을 먼저 정리한 뒤 매체별로 추가되는 작업만 연결합니다. 별도 도식으로 나눌 때에는 연결 지점의 입력·산출물 이름을 동일하게 사용해 서로 다른 결과물이 전달되는 오해를 줄입니다.
자주 묻는 질문
흐름도를 그릴 때 표준 기호를 반드시 사용해야 합니까?
내부에서 뜻을 일관되게 이해할 수 있다면 특정 표준 기호만 사용할 필요는 없습니다. 작업, 분기, 대기, 종료를 서로 다른 모양으로 표시했다면 기호 설명을 함께 기재합니다. 다른 조직에 전달할 때에는 상대가 사용하는 표기 방식과 의미가 충돌하지 않는지 협의합니다.
동시에 진행하는 작업은 흐름도에 어떻게 표시합니까?
같은 결과물을 받은 뒤 병행할 수 있는 작업은 화살표를 나누어 연결합니다. 병행 작업이 다시 합쳐지는 지점에는 모든 결과가 필요한지, 일부 결과만으로 진행할 수 있는지 조건을 씁니다. 먼저 끝난 작업이 다른 작업의 완료를 대신하는 모양이 되지 않게 합니다.
흐름도에 예상 소요 시간을 함께 기재해도 됩니까?
병원이 실제로 사용하는 일정 정보가 있다면 작업 설명 옆에 참고 정보로 기재할 수 있습니다. 예상 시간을 통과 조건처럼 사용하지 말고 일정 관리 정보로 따로 표시합니다. 외부 절차는 병원이 완료 시점을 임의로 확정할 수 없으므로 대기 상태도 함께 표현합니다.
직원이 흐름도와 다른 순서로 작업하면 어떻게 처리합니까?
먼저 실제로 수행한 순서와 달라진 이유를 기록합니다. 도식이 현실의 필요한 작업을 빠뜨렸는지, 정해진 절차를 생략했는지 가린 뒤 처리합니다. 예외가 발생했다는 이유만으로 흐름도를 그대로 변경하지 말고 병원이 사용할 경로인지 결정합니다.
흐름도를 수정하면 이전 도식은 어떻게 관리합니까?
변경한 도식에는 적용일과 변경 이유를 기재하고 이전 도식은 현재 사용본과 따로 보관합니다. 진행 중인 작업에는 어느 도식을 적용할지 정해 새 경로와 이전 경로가 섞이지 않게 합니다. 변경 내용을 공유할 때에는 달라진 연결선과 영향을 받는 작업을 함께 안내합니다.