공동 사용 방식별 판단 기준
여러 직원이 AI 도구 계정을 함께 쓸 때는 같은 로그인으로 직원별 접근 권한과 사용 내역을 구분하고 특정 직원의 접근만 회수할 수 있는지가 문제입니다. 비밀번호를 돌려 쓰는 방식과 직원별 계정으로 공동 작업하는 방식을 나누어 점검해야 합니다. 실장은 현재 사용하는 로그인 방식부터 기록하고, 마케팅 담당자는 직원마다 열 수 있는 자료와 변경할 수 있는 설정을 조사합니다.
같은 계정으로 접속하면 도구에 남은 계정 이름만으로는 실제 작업자를 가리기 어려울 수 있습니다. 직원별 계정이 있어도 모든 자료와 설정에 동일하게 접근한다면 업무에 필요한 권한만 배정할 수 있는지는 별도 판단이 필요합니다. 따라서 로그인 방식, 권한의 범위, 기록의 식별 수준을 각각 기재합니다.
| 공동 사용 방식 | 직원별로 구분할 항목 | 도구에서 확인할 내용 |
|---|---|---|
| 같은 로그인 정보 사용 | 실제 접속 직원과 작업자 | 계정 이름 외에 작업자를 가릴 근거가 있는지 |
| 직원별 계정으로 공동 작업 | 자료 열람과 설정 변경 권한 | 계정마다 허용 범위를 다르게 지정할 수 있는지 |
| 업무별로 공동 자료 사용 | 담당 업무와 접근 대상 | 특정 자료에만 접근하도록 제한할 수 있는지 |
| 공동 작업에서 직원 제외 | 제외할 계정과 남길 작업 | 다른 직원의 이용을 유지하며 접근을 회수할 수 있는지 |
표의 항목은 병원이 도구를 시험할 때 사용할 질문입니다. 각 항목의 기능이 실제로 있는지, 현재 이용 환경에서 사용할 수 있는지는 담당자가 따로 확인합니다. 설명을 찾지 못한 항목은 가능하다고 기재하지 않고 미확인으로 남깁니다.
공동 작업 안내의 적용 범위
챗봇 관리자센터 안내는 다른 계정을 관리자로 추가해 함께 작업할 수 있다고 설명합니다. 이는 비밀번호를 전달하지 않고 별도 계정을 추가하는 공동 작업 방식의 예입니다. 해당 설명만으로 관리자마다 권한이 다르거나 작업 기록에서 실제 사용자를 가릴 수 있다고 단정할 수는 없습니다.
생성형 인공지능 개발·활용을 위한 개인정보 처리 안내서는 모델에 보호 조치를 적용해도 운영 환경의 취약점으로 개인정보가 노출될 수 있다고 설명합니다. 병원 담당자는 도구의 생성 기능에 관한 설명과 별도로 계정 접근을 관리할 수 있는 조건을 조사합니다. 이 안내를 특정 도구의 계정 공유 허용 여부나 병원 운영의 법 위반 여부를 판정하는 근거로 확대하지 않습니다.
실장은 공동 작업이라는 명칭보다 실제 설정과 기록을 판단 자료로 사용합니다. 별도 계정을 추가할 수 있다는 답변을 받았다면 권한 지정, 작업자 식별, 접근 회수에 관한 설명도 각각 요청합니다. 일부 항목만 지원하면 지원하는 범위와 병원이 관리해야 할 범위를 따로 기재합니다.
권한과 기록을 시험하는 순서
마케팅 담당자는 직원의 업무 목록과 접근이 필요한 자료 목록을 먼저 준비합니다. 로그인 정보 자체를 문서에 옮기지 않고, 누가 어떤 방식으로 접속하는지와 어떤 작업을 맡는지만 기재합니다. 시험에는 환자 정보가 없는 연습용 문서와 업무와 무관한 입력 내용을 사용합니다.
- 실장은 같은 로그인 사용과 직원별 계정 사용을 나누고, 각 방식에 참여하는 직원을 기재합니다.
- 도구 관리 담당자는 열람, 수정, 삭제, 설정 변경을 시험 항목으로 정하고 직원별 허용 범위를 설정할 수 있는지 조사합니다.
- 마케팅 담당자는 정해진 작업을 수행한 뒤 기록에 남은 계정, 행위, 대상 자료를 대조하고 실제 작업자를 가릴 수 있는지 판정합니다.
- 실장은 직원 제외 절차를 시험할 수 있는 환경인지 확인하고, 인사 변경 때 실행할 절차와 담당자를 정합니다.
담당자는 시험 결과와 설명만으로 판단한 내용을 나누어 기록합니다. 기록 화면에 직원 이름이 있어도 어떤 행위를 했는지 알 수 없다면 사용 내역을 충분히 식별한 것으로 처리하지 않습니다. 반대로 행위 내역이 상세해도 모든 작업이 같은 계정으로 표시되면 작업자 식별 항목에는 한계가 있다고 기재합니다.
직원 변경에 따른 접근 회수표
인사 변경 때는 해당 직원의 업무가 종료되는 범위를 먼저 정해야 합니다. 실장은 변경되는 업무를 전달하고, 도구 관리 담당자는 그 범위에 해당하는 접근만 회수할 수 있는지 시험합니다. 아래 표의 결과란에는 완료 여부와 남은 접근 경로를 함께 기재합니다.
| 직원 변경 상황 | 회수할 접근 범위 | 담당자와 확인 결과 |
|---|---|---|
| 퇴사 | 해당 직원이 사용하던 공동 작업 접근 | 실장이 대상 전달, 관리 담당자가 회수 결과 기재 |
| 부서 이동 | 이전 부서 자료와 설정 변경 권한 | 실장이 유지 업무 지정, 관리 담당자가 잔여 권한 기재 |
| 임시 업무 종료 | 임시 작업을 위해 허용했던 접근 | 업무 담당자가 종료 전달, 관리 담당자가 처리 결과 기재 |
| 도구 담당 변경 | 이전 담당자에게만 필요했던 관리 권한 | 실장이 새 담당 지정, 관리 담당자가 변경 결과 기재 |
비밀번호를 변경하는 조치만으로 특정 직원의 접근 회수가 끝났다고 기록하지 않습니다. 이미 접속한 상태에서도 작업할 수 있는지 등 도구가 안내하는 회수 범위를 조사하고, 설명이 없는 부분은 공급자에게 묻습니다. 실제 업무 환경에서 시험하기 어렵다면 담당자는 미실시 사유와 추가로 필요한 답변을 남깁니다.
구별되지 않는 항목의 기록 방법
공동 사용의 한계는 막연한 위험 표시보다 식별할 수 없는 항목으로 기록하는 편이 실무 판단에 적합합니다. 담당자는 작업자를 가릴 수 없는지, 직원마다 자료 접근을 제한할 수 없는지, 한 직원만 제외할 수 없는지를 서로 다른 항목으로 기재합니다. 원장은 미확인 항목과 기능이 없는 항목을 같은 상태로 처리하지 않습니다.
기능이 없다는 사실을 확인했다면 그 기능이 필요한 업무를 계속 맡길지 결정해야 합니다. 실장은 해당 업무를 공동 계정의 사용 범위에서 제외하거나, 직원별 관리가 가능한 다른 작업 방식을 검토합니다. 공급자의 답변을 기다리는 항목은 답변을 받을 담당자와 판단에 필요한 내용을 명시합니다.
직원이 별도 문서에 작업 이름을 기재하는 것은 도구 기록의 부족을 보완하는 내부 절차입니다. 이 문서를 도구가 자동으로 남기는 접속기록과 동일한 근거로 취급하지 않습니다. 담당자는 기록이 만들어진 방식과 실제 작업 내역을 연결할 수 있는 근거를 함께 남깁니다.
실제 권한으로 판단하는 시험 기록
설정 화면에 권한 이름이 표시되는 것과 그 권한이 실제로 제한되는 것은 따로 시험해야 합니다. 도구 관리 담당자는 직원용 시험 계정에서 허용된 작업과 제한하려는 작업을 수행하고 결과를 기록합니다. 자료를 열 수 없더라도 설정을 변경해 다시 접근할 수 있는 구조인지도 시험 항목에 포함합니다.
담당자는 시험한 계정의 역할, 대상 자료, 수행한 행위, 처리 결과를 같은 기록에 기재합니다. 역할이나 이용 조건이 달라지면 이전 시험 결과를 그대로 적용하지 않고 영향을 받는 항목을 다시 시험합니다. 원장은 앞에서 정한 기준에 따라 사용 범위를 승인하고, 실장은 미해결 항목을 다음 관리 일정에 반영합니다.
공용 기기에서 남는 접근 경로
직원별 계정을 사용해도 공용 기기에 다른 직원의 로그인 상태가 남아 있으면 시험 결과와 실제 이용 방식이 달라질 수 있습니다. 실장은 계정 설정 외에 공용 기기의 사용 절차도 조사하고, 직원이 자기 계정으로 작업을 시작하는지 점검합니다. 이름만 다른 계정을 준비했다고 작업자를 식별할 수 있는 것은 아닙니다.
직원은 공용 기기에서 작업을 마친 뒤 도구가 안내하는 방법으로 로그아웃하고, 다음 사용자는 자신의 계정인지 확인한 후 작업합니다. 자동으로 이전 계정에 접속하는 환경이라면 담당자는 그 이용 방식을 정비합니다. 개인 기기와 공용 기기의 시험 결과는 사용 환경을 표시해 각각 기록합니다.
자주 묻는 질문
비밀번호 관리 도구를 사용하면 공동 사용 문제를 해결할 수 있습니까?
로그인 정보를 전달하는 방법을 관리하는 것만으로 직원별 권한이나 작업 기록이 생기는 것은 아닙니다. 실장은 비밀번호 전달 방식의 관리 결과를 도구 안의 직원별 관리 기능과 별개로 평가합니다.
보안 인증을 추가하면 실제 작업자를 가릴 수 있습니까?
인증을 통과한 사람과 이후 작업을 수행한 사람이 항상 같다고 단정할 수는 없습니다. 담당자는 인증에 관한 기록과 작업에 관한 기록이 연결되는지 조사하고, 인증 수단을 여러 직원이 공유하는지도 기재합니다.
읽기 전용 직원도 자료를 외부로 가져갈 수 있습니까?
읽기 전용이라는 역할 이름만으로 복사나 파일 저장까지 제한된다고 판단해서는 안 됩니다. 담당자는 병원이 제한하려는 행위를 구체적으로 정하고, 그 역할에서 해당 행위가 가능한지 별도로 시험합니다.
작업 기록 화면을 모든 직원에게 공개해야 합니까?
모든 직원에게 전체 기록을 공개하는 것을 기본 절차로 정할 필요는 없습니다. 실장은 업무 감독에 필요한 열람 담당자와 범위를 정하고, 기록에 포함된 내용에 따라 공유 대상과 보관 위치를 제한합니다.
계정에서 제외한 직원이 보관한 파일도 함께 회수됩니까?
공동 작업 접근을 종료했다는 이유만으로 직원이 이미 저장한 파일까지 회수됐다고 처리하지 않습니다. 실장은 병원 자료의 사본 보유 여부를 별도 인계 항목으로 정하고, 자료 처리 결과를 계정 접근 회수 결과와 따로 기록합니다.